Kontrola, zda pro zákazníka existují všechny služby v ceníku

Tento postup popisuje, jak u konkrétního zákazníka ověřit, zda jsou v modulu Obchod → Ceník služeb založené všechny služby, které mají být použity na jeho smlouvě nebo položkách smlouvy.

Postup je určen hlavně pro situace, kdy se připravuje nová smlouva, nová položka smlouvy a je třeba ověřit, že jsou k dispozici všechny podklady. 

Obecně

Kdy postup použít

Postup použijte, pokud potřebujete ověřit, že:

• uživatel si není jistý, zda pro připravenou službu existují služby v ceníku, 

Typicky se postup používá před:

• založením nové smlouvy,
• doplněním nové položky smlouvy,
• přidáním služby na existující položku smlouvy,
• spuštěním ostrého používání zákazníka v provozu.

Předpoklady

Před zahájením kontroly si připravte:

• seznam služeb, které má zákazník používat,
• datum, ke kterému mají být služby a ceny platné.

Pokud seznam požadovaných služeb není předem známý, je potřeba jej nejprve odvodit ze smlouvy, nabídky, objednávky nebo domluveného obchodního nastavení.

Výsledek postupu

Po dokončení postupu budete mít ověřeno, že pro daného zákazníka:

• všechny požadované služby existují v ceníku,
• služby mají platnou cenu k požadovanému datu,
• služby mají správně nastavené hlavní parametry,
• je jasné, které služby chybí nebo vyžadují úpravu.

Postup

1. Ověřte, jaké služby má zákazník používat

Nejprve si určete, jaké služby mají být pro zákazníka dostupné.

Služby můžete zjistit například:

• ze stávající papírové smlouvy,
• z nabídky nebo objednávky,
• z požadavku obchodníka,
• z existujícího nastavení podobného zákazníka,
• z provozního scénáře, který má zákazník používat.

2. Otevřete Ceník služeb

V modulu Obchod přejděte na záložku Ceník služeb.

V levé části obrazovky vyberte ceník nebo ceníky, ve kterých mají být služby založené.

Pokud si nejste jistí, ve kterém ceníku má služba být, můžete vybrat více ceníků. Po výběru více ceníků se služby z vybraných ceníků zobrazí souhrnně v pravé části obrazovky.

3. Nastavte datum platnosti cen

V horní části záložky Ceník služeb nastavte datum, ke kterému chcete služby a ceny kontrolovat.

Ve výchozím stavu se zobrazují aktuálně platné ceny. Pokud ale kontrolujete budoucí smlouvu, dodatek nebo přecenění, nastavte datum podle požadované platnosti.

Příklad:

• smlouva má platit od 1. 1. 2026,
• kontrolujte ceny platné k 1. 1. 2026.

Tento krok je důležitý, protože služba může v ceníku existovat, ale nemusí mít cenu platnou k požadovanému datu.

4. Vyhledejte službu v ceníku

V přehledu služeb vyhledejte první službu ze svého pracovního seznamu.

Službu můžete hledat například podle:

• názvu služby,
• kódu služby,
• typu služby,
• měrné jednotky,
• štítku,
• typu odpadu,
• koncovky.

Pokud službu najdete, pokračujte kontrolou jejích parametrů.

Pokud službu nenajdete:

1. ověřte, že je vybraný správný ceník,
2. ověřte, že není aktivní filtr, který službu skrývá,
3. zkuste službu hledat podle části názvu,
4. zkuste vybrat více ceníků,
5. zapište službu do seznamu chybějících služeb.

5. Zkontrolujte základní údaje služby

U nalezené služby zkontrolujte zejména:

• Název služby,
• Kód služby, pokud se používá,
• Typ služby,
• MJ,
• Text na fakturu,
• Sazbu DPH,
• Nefakturovat,
• Nepřenášet do tabletu.

Zvláštní pozornost věnujte poli MJ, protože měrná jednotka ovlivňuje výpočet nebo generování podkladů pro fakturaci.

Pokud je služba určená pro pravidelnou fakturaci, zkontrolujte, zda její měrná jednotka odpovídá očekávanému fakturačnímu chování.

6. Zkontrolujte cenu služby

U služby zkontrolujte, že má vyplněnou cenu platnou k požadovanému datu.

Ověřte zejména:

• cenu bez DPH,
• sazbu DPH,
• platnost od,
• platnost do.

Pokud služba nemá cenu platnou k požadovanému datu, zapište ji jako službu vyžadující doplnění nebo úpravu ceny.

Příklad problému:

7. Zkontrolujte exkluzivity služby

U služeb, kde je to relevantní, zkontrolujte také exkluzivity.

Podle typu služby může jít například o:

• Typ odpadu,
• Koncovku,
• Nezahrnout do evidence,
• Typ vozidla.

Tato kontrola je důležitá zejména u služeb typu Odpady a Doprava.

Pokud má být služba použita pro konkrétní odpad, koncové zařízení nebo typ vozidla, musí tomu odpovídat i nastavení služby v ceníku.

8. Porovnejte službu s požadavkem zákazníka

Porovnejte nalezenou službu s tím, co má zákazník skutečně používat.

U každé služby rozhodněte:

• služba je v pořádku,
• služba existuje, ale vyžaduje úpravu,
• služba chybí,
• není jasné, která služba se má použít.

Doporučené vyhodnocení:

9. Stejným způsobem zkontrolujte všechny služby

Postupně projděte celý pracovní seznam služeb.

U každé služby zkontrolujte:

1. zda existuje v ceníku,
2. zda má platnou cenu,
3. zda má správnou měrnou jednotku,
4. zda má správný typ služby,
5. zda má správné atributy pro fakturaci,
6. zda odpovídá použití na smlouvě nebo položce smlouvy.

10. Ověřte služby přímo při přidání na položku smlouvy

Pokud kontrolu provádíte při zakládání nebo úpravě položky smlouvy, můžete ověřit dostupnost služeb také přímo z položky smlouvy.

Postup:

1. Otevřete příslušnou smlouvu zákazníka.
2. Přejděte na záložku Položky smlouvy.
3. Otevřete konkrétní položku smlouvy.
4. V části Služby klikněte na + Služba.
5. V otevřeném výběru služeb zkontrolujte, zda se požadovaná služba nabízí.
6. Pokud se služba nabízí, lze ji na položku smlouvy přidat.
7. Pokud se nenabízí, vraťte se do ceníku a ověřte, zda služba existuje a odpovídá požadovanému nastavení.

Tento krok je vhodný jako praktické ověření, že službu lze skutečně použít na položce smlouvy.

Časté chyby a upozornění

Služba existuje, ale není platná cena

Služba může být v ceníku založená, ale nemusí mít cenu platnou k datu, ke kterému ji chcete použít.

Vždy proto kontrolujte nejen existenci služby, ale i datum platnosti ceny.

Je vybraný špatný ceník

Pokud službu v ceníku nevidíte, nemusí to znamenat, že neexistuje.

Nejprve ověřte:

• zda je vybraný správný ceník,
• zda není aktivní filtr,
• zda nehledáte službu pod jiným názvem,
• zda služba není v jiném ceníku.

Služba má špatnou měrnou jednotku

Měrná jednotka má vliv na fakturaci a generování podkladů. Nestačí tedy ověřit jen název služby.

Pokud má služba nesprávnou měrnou jednotku, může dojít k chybnému výpočtu nebo chybnému generování položek k fakturaci.

Navazující kroky

Pokud je vše v pořádku:

• pokračujte založením nebo úpravou položky smlouvy,
• přidejte služby na položku smlouvy,
• zkontrolujte ceny přímo na položce smlouvy,
• uložte změny.

Pokud některé služby chybí nebo mají chybná nastavení:

• předejte seznam chybějících nebo chybných služeb odpovědné osobě,
• doplňte nebo upravte služby v ceníku,
• po úpravě proveďte kontrolu znovu,
• teprve poté služby použijte na smlouvě zákazníka.