Přidání položky smlouvy typu Cyklický

Tento postup popisuje přidání nové položky smlouvy typu Cyklický v modulu Obchod, na záložce Smlouvy, v dílčí záložce Položky smlouvy. Cyklické položky jsou určeny pro běžný svoz odpadu svozovým vozidlem. Po založení se s nimi dále pracuje v navazujících modulech Nádoby a Svoz odpadu. Položka smlouvy tak tvoří podklad pro přiřazení nádob, plánování frekvencí a přípravu podkladů k fakturaci.

Obecně

Kdy postup použít

pokud potřebujete na existující smlouvě evidovat pravidelný (cyklický) svoz odpadu,
pokud zakládáte podklad pro nádobu, frekvenci svozu a služby pro pravidelný svoz,
při doplnění další nádoby nebo služby k již platné smlouvě,
před propagací dat do modulu Nádoby nebo Svoz odpadu,
před přípravou periodických podkladů k fakturaci.

Předpoklady

Před zahájením si připravte a ověřte:

oprávnění pro práci s modulem Obchod a se záložkou Smlouvy,
existující smlouvu, na kterou se má položka přidat (viz postup Založení nové smlouvy),
Provoz dodavatele a provozovnu zákazníka, ke které se svoz vztahuje,
údaje o nádobě (číslo, počet, objem, typ/materiál, vlastnictví),
požadovanou frekvenci svozu (počet odvozů, dny odvozu, případně sezónu),
typ odpadu a koncové zařízení,
adresu místa odvozu,
služby z Ceníku, které se mají k položce přidat (viz postup Založit novou službu v ceníku).

Pokud je některé tlačítko nebo akce v aplikaci šedé nebo nedostupné, může to být způsobeno oprávněním nebo stavem dat.

Výsledek postupu

Po dokončení bude v modulu Obchod → Smlouvy → Položky smlouvy založena nová položka smlouvy typu Cyklický s vyplněnými údaji o nádobě, frekvenci, odpadu a místě odvozu.

Podle potřeby může mít položka doplněné také:

jednu nebo více služeb z Ceníku,
navázaný dodatek smlouvy,
návaznost pro propagaci do modulu Nádoby.

Postup

1. Otevřete smlouvu v modulu Obchod

V hlavním menu aplikace otevřete modul Obchod a přejděte na záložku Smlouvy.

V přehledu smluv vyhledejte příslušnou smlouvu a otevřete ji pomocí funkce Úprava smlouvy. Otevře se okno smlouvy, které se skládá ze čtyř dílčích záložek (Hlavička, Položky smlouvy, Dokumenty, Log změn).

Novou položku lze přidat pouze k uložené smlouvě, proto musí mít smlouva vyplněnou a uloženou Hlavičku.

2. Přejděte na záložku Položky smlouvy

V okně smlouvy přejděte na dílčí záložku Položky smlouvy.

Záložka obsahuje jednotlivé položky seskupené podle typu (Cyklické, Necyklické, popř. Příjem odpadu na koncové zařízení). K dispozici jsou zde funkce:

Nezobrazovat historické položky — skryje již neplatné položky,
Seskupit dle typu smlouvy — zobrazí položky seskupené podle typu,
Sbalit/Rozbalit vše — skryje nebo zobrazí položky pod jednotlivými typy.

3. Spusťte přidání nové položky

Klikněte na tlačítko +1 Položka.

Otevře se okno pro založení nové položky smlouvy s horním blokem základních údajů.

4. Zvolte Typ položky Cyklický

V horním bloku vyberte v poli Typ položky hodnotu Cyklický.

Podle zvoleného typu se zobrazí odpovídající bloky polí pro cyklickou položku (Nádoba, Požadovaná frekvence, Odpad, Místo odvozu, Nádoby v plánu).

5. Vyplňte základní údaje položky

V bloku Základní údaje vyplňte:

Nezobrazovat na smlouvě — označte pouze tehdy, pokud má být položka evidovaná pod smlouvou, ale nemá se objevit na vygenerované (tištěné) verzi smlouvy,
Platnost od — začátek platnosti položky,
Platnost do — konec platnosti položky (obvykle se vyplňuje až při ukončení),
Provoz dodavatele — organizační (vlastní) jednotka dodavatele,
Provozovna — provozovna zákazníka (z důvodu evidence odpadu lze zvolit i jinou provozovnu než provozovnu zákazníka uvedeného na smlouvě),
Poznámka — dle potřeby.

6. Vyplňte údaje o nádobě

V bloku Nádoba vyplňte:

Číslo nádoby — označení nádoby pro snadnější identifikaci,
Počet nádob — počet nádob se stejnými údaji,
Objem nádoby,
Typ/materiál nádoby (např. plast/plech),
Vlastnictví nádoby.

7. Nastavte požadovanou frekvenci

V bloku Požadovaná frekvence vyplňte parametry svozu:

Frekvence — počet požadovaných odvozů,
Dny odvozu — preferované dny,
Počet odvozů ročně,
Počet odvozů týdně — lze zadat i desetinné číslo (např. 0,5 znamená svoz 1× za 14 dní),
Sezóna od / Sezóna do — pokud se nádoba sváží jen v určitém období roku (např. BIO nebo školy); nastavená sezóna se zohledňuje i u paušálních fakturací,
Ostatní — doplňující informace k frekvenci.

8. Vyplňte údaje o odpadu

V bloku Odpad zkontrolujte nebo vyplňte:

Typ odpadu,
Koncové zařízení.

Chování těchto polí se mění dynamicky podle služeb v seznamu služeb:

pokud žádná služba nemá nastavenou exkluzivitu, jde o editovatelný výběrový seznam (číselník z modulu Koncovka),
pokud je ve službách nastavená exkluzivita, pole se změní na needitovatelný výpis hodnot převzatých ze služeb (unikátní hodnoty, nevyplněné jako „---", více služeb oddělených čárkou).

9. Zadejte místo odvozu

V bloku Místo odvozu vyplňte adresu. Pro urychlení použijte:

Zkopírovat z provozovny — vyplní adresu místa odvozu podle nastavené provozovny,
Vyhledat — po zadání části adresy se dohledá adresa z databáze adres v ČR a kliknutím se vyplní jednotlivá pole.

Adresa se skládá z polí: Ulice, Č. popisné, Č. orientační, Obec, Městská část, Městský obvod, PSČ. Z vyplněných údajů se sestaví Celá adresa.

10. Přidejte služby k položce

Klikněte na tlačítko + Služba a vyberte jednu nebo více služeb z Ceníku.

Jednotlivou službu přidáte kliknutím na daný řádek.
Více služeb přidáte označením a potvrzením výběru.

Parametry přidané služby (např. cenu, text na fakturu, DPH, exkluzivity) lze upravit tlačítkem Editovat — úprava se týká pouze služby na této položce smlouvy a nemá vliv na Ceník.

Na jedné položce smlouvy nelze mít dvě stejné služby z Ceníku.

11. Uložte položku

Po vyplnění všech údajů klikněte na Uložit.

Uložení lze provést až po vyplnění povinných polí. Tlačítkem Zrušit okno zavřete bez uložení změn.

Volitelné navazující kroky

12. Navázání dodatku smlouvy

Pokud se položka vztahuje ke konkrétnímu dodatku, použijte tlačítko Vybrat dodatek. Otevře se dialog s výběrem dodatků evidovaných na smlouvě a zvolený dodatek se k položce přiřadí.

13. Zkopírování položky

Pokud potřebujete obdobnou položku vícekrát, využijte:

Zkopírovat na tuto smlouvu — vytvoří kopii na stejné smlouvě; volitelně jako následník (upraví vazby existujících Zakázek, Přeprav nebo Nádob z původní položky na novou),
Zkopírovat na jinou smlouvu — zkopíruje položku na jinou vybranou smlouvu.

Vazby na nádoby se při kopírování nepřenášejí — zůstávají u původní položky.

14. Zobrazení navázané nádoby

Pokud má uživatel příslušná práva a k položce už existuje nádoba, lze ji zobrazit v modulu Nádoby pomocí tlačítka Zobraz nádobu. Blok Nádoby v plánu zobrazuje nádoby navázané z modulu Nádoby (číslo nádoby, typ odpadu, platnost časového řezu, stav, stanoviště).

Časté chyby a upozornění

Položku nelze uložit

Uložení je možné až po vyplnění povinných polí. Zkontrolujte, zda máte vyplněné všechny požadované údaje v horním bloku i v blocích cyklické položky.

Nelze přejít do vedlejší záložky smlouvy

Do vedlejší dílčí záložky (např. z Hlavičky na Položky smlouvy) lze přejít až po uložení nebo zrušení změn.

Typ odpadu nebo Koncové zařízení nejdou editovat

Pokud má některá přidaná služba nastavenou exkluzivitu, změní se pole Typ odpadu / Koncové zařízení na needitovatelný výpis hodnot převzatých ze služeb. Hodnoty pak upravte přes exkluzivitu příslušné služby.

Nelze přidat stejnou službu dvakrát

Na položce smlouvy není možné mít dvě stejné služby z Ceníku. Pokud službu potřebujete uvést vícekrát, ověřte, zda nemá být místo toho upravena existující služba.

Smazaná položka se nenabízí ve výběru

Položka označená jako smazaná se nezobrazuje v aplikaci a nelze ji vybrat při přidávání nebo editaci nádoby. Navázané přepravy a zakázky lze i tak zpracovat a u nádoby zůstává zobrazená.

Navazující kroky

vygenerujte smluvní dokumenty na dílčí záložce Dokumenty,
pokračujte kontrolou nebo převzetím nádoby v modulu Nádoby,
naplánujte frekvenci svozu a navazující svozy v modulu Svoz odpadu,
v případě potřeby proveďte přecenění služeb funkcí Nastavit ceny,
pokračujte přípravou periodických podkladů v části Příprava k fakturaci.