Odpady - Pravidelný svoz - Od nového zákazníka po fakturu

Tento rámcový postup se použije při Pravidelném tj. cyklickém svozu odpadu. Typicky svozu vozidlem se speciální lisovací nástavbou pro svozu odpadu např. v nádobách 1100 nebo 120 litrů. Lze jej použít v případě svozu těchto nádob tzv. na zavolání.

Role obchodník

postup popisuje návaznost činností obchodníka od založení zákazníka a smlouvy v modulu Obchod až po založení nádoby v modulu Nádoby.
Pokud připravuje obchodní podklady kromě pravidelného svozu i na nepravidelný svoz, jsou další postupy popsány viz ODPADY - NEPRAVIDELNÝ SVOZ - OD NOVÉHO ZÁKAZNÍKA PO FAKTURU.

Modul Obchod

Založení nového zákazníka

Zákazník je základní entita pro navazující práci se smlouvami, fakturací, provozovnami, kontakty a evidencí odpadu.
Obchodník nejprve ověří, zda zákazník již v systému existuje. Toto lze provést na záložce Zákazník, vyhledáním jména nebo IČ,
Pokud zákazník neexistuje, založí nový záznam v modulu Obchod - ZALOŽENÍ NOVÉHO ZAKAZNÍKA.

Kontrola služeb v ceníku

Cílem je předejít situaci, kdy při zakládání smlouvy nebo položky smlouvy chybí potřebná služba. Pokud při tvorbě smlouvy nějaká položka chybí je možné přerušit vytvoření smlouvy a doplnit služby do ceníku.
Kontroluje se zejména existence služby, typ služby a měrná jednotka. Výši ceny lze nastavit v ceníku nebo indivituálně až na smlouvě.
Detailně je uživatelský postup posaný zde KONTROLA, ZDA PRO ZÁKAZNÍKA EXISTUJÍ VŠECHNY SLUŽBY V CENÍKU

Doplnění chybějících služeb do ceníku

Pokud některá služba v ceníku chybí, obchodník ji doplní do příslušného ceníku viz ZALOŽIT NOVOU SLUŽBU V CENÍKU
U služby se nastaví zejména název, typ služby, měrná jednotka, cena, sazba DPH a platnost ceny.
Podle potřeby se doplní také text na fakturu, příznaky pro fakturaci nebo tablet a případné exkluzivity.

Založení nové smlouvy

Po přípravě zákazníka a služeb obchodník založí novou smlouvu viz ZALOŽENÍ NOVÉ SMLOUVY
Smlouva obsahuje základní obchodní a fakturační údaje vztahující se k zákazníkovi.
Na hlavičce smlouvy se nastavuje platnost, typ smlouvy. Pro automatickou fakturaci je důležité nastavit zejména Fakturační cyklus, Fakturační řada a Kontakt na fakturu.

Založení nové položky smlouvy

Na smlouvě obchodník založí jednu nebo více Cyklických položek smlouvy podle sjednaného rozsahu služeb. Typicky se pro každý typ odpadu a velikost nádoby nastavuje samostatná položka smlouvy.
Položka smlouvy představuje konkrétní provozní nebo fakturační nastavení. U položek souvisejících s nádobami se evidují například údaje o odpadu, místě obsluhy, frekvenci, nádobě a navázaných službách.
Detailní popis viz PŘIDÁNÍ POLOŽKY SMLOUVY TYPU CYKLICKÝ.

Vygenerování smlouvy a dalších dokumentů

Po doplnění smlouvy a jejích položek může obchodník vygenerovat smluvní nebo jiný dokument, který předá zákazníkovi.
Kromě smluv může jít například o přílohy, dodatky, objednávky, prohlášení nebo jiné dokumenty podle připravených šablon.
Dokument vychází z údajů zadaných v systému.
Detailní popis viz SMLUVNÍ DOKUMENTY.

Propagace nádoby do modulu Nádoby

Pokud položka smlouvy obsahuje údaje potřebné pro evidenci nádoby, lze na jejím základě založit nádobu v modulu Nádoby.
Tím se smluvní nastavení propojí s provozním nastavením nádoby. Nádoba se dále používá pro plánování, svoz a navazující provozní procesy.
Detailní popis viz PROPAGACE NÁDOBY DO MODULU NÁDOBY.

Modul Nádoby

Nastavením a plánování nádoby na konkrétní svoz a den, již probíhá v modulu Nádoby typicky jej provádí dispečer. Obchodník však může do tohoto procesu nahlížet.

Kontrola nádob obchodníkem

Po propagaci nádoby do modulu Nádoby může kdykoliv obchodník provozní informace zkontrolovat a přípapadně předat informace zákazníkovi. Může jít o nastavený konkrétní svozový den nebo náhled do posledních událostí nádoby (časy vyzvednutí minulých svozů, minulé závady).
Detailní popis viz KONTROLA NÁDOB OBCHODNÍKEM.

Role dispečer

Dispečera cyklického svozu a jeho hlavní procesní postupy, od založení nádoby, přistavení nádoby, naplánování frekvence, správa svozů (Nádoby), dispečnik denního svozu, odeslání k fakturaci (Svoz)

Nádoby

Poskytuje dispečerovi jednotný přehled o evidovaných nádobách a umožňuje řídit jejich umístění, parametry, stav a plánování svozu.

Převzetí nádob z obchodu/vytvoření nádoby

Může vzniknout založením smlouvy z položky smlouvy typu Cyklický svoz. Do modulu Nádoby se přenesou údaje o smlouvě i nádobě a dispečer musí naplánovat rozvoz nádoby a zvolit konrétní svozovou frekvenci,
Nádobu dispečer idetifikuje dle stavu Nová, podle kterého ji lze vyfiltrovat.
Pokud je třeba novou nádobu lze zadat v modulu Nádoby. Detail popis viz PROCES PŘIJETÍ NOVÝCH NÁDOB Z OBCHODU

Přistavení nádoby

Dispečer naplánuje nádoby k přistavení – vytvoří (pokud neexistuje) rozvozový svoz a přiřadí na něj nádoby ve stavu „K přistavení“ na konkrétní datum.
Detailní postup je popsán viz PŘISTAVENÍ NOVÉ NÁDOBY
Pokud nádoba přistavená (např. nádoba zákazníka) a nejsou k ní žádné nejanosti, lze tento krok přeskočit.

Naplánování frekvence

Pro naplánování svozu je třeba nádobě přiřadit pravidelný nebo i nepravidelný svozový cyklus.
Svozový cyklus se nastavuje vždy s rajónem viz FREKVENCE OBSLUHY
k nastavené frekcenci je možné přidat i službu ze smlouvy, která zajistí automatickou fakturaci, viz NASTAVENÍ SLUŽEB NA FREKVENCI.

Nový rajón

Pokud je třeba vytvořit nový rajón (tj. úplně nová rozvozová trasa), provede se toto na záložce Rajóny, viz + RAJÓN

Svoz odpadu

Modul poskytuje dispečerovi aktuální přehled o průběhu svozů a umožňuje operativně sledovat jejich realizaci včetně kontroly obslouženosti nádob, práce s vozidly a řidiči a řešení nestandardních situací během svozu. Uzavření svozu je klíčové pro automatickou přípravu podkladů k fakturaci.

Kontrola vygenerovaných svozů

v modulu Svoz odpadu si dispečer může zkontrolovat změny a nastavení připravené v modulu Nádob
svozy generunují typicky z dat jednotlivých nádob na konkrétní kalednářní den dle aktuálně platných časových řezů nádob.

Kontrola/přiřazení řidiče/vozidla/závozníků

podle parametrů nastavených u rajónu v modulu nádoby se do svozu odpadu vygeneruje informace o obvyklém vozidle, řidiči, závozníkovi, parkovištích, nebo čase sledování,
pokud parametry nebyly nasaveny nebo došlo z operativních důvodů ke změnám (porucha vozidla, dovolená nebo indispozice posádky) je možné vše na konrétním svozu ještě doplnit nebo upravit viz UPRAVIT SVOZ

Vygenerování stazky

z připraveného svozu lze jedním klikem vygenerovat Záznam o provozu vozidla (Stazku) viz ZALOŽIT STAZKU,
stazka se založí ve zvláštním modulu Stazky a obsahuje informace o vozidle a osádce nastavené v daném svozu.

Online pohled na svoz

v modulu lze online kontrolovat obslouženost nádob a v mapě sledovat polohu a trajektorii vozidla. Mapa zobrazuje obsloužené nádoby zeleně, neobsloužené červeně a také události jako zastávky, stání nebo obsloužení polohou/RFID.
dispečer může řešit odchylky během svozu – podle situace doplnit událost k nádobě, manuálně označit nádobu jako obslouženou nebo obsloužení zrušit. Nádobu lze také přeplánovat do jiného otevřeného svozu, případně přeplánování později zrušit.
Všechny funkce na možnosti sledování svozu jsou popsány v ZÁLOŽKA SVOZY.

Uzavření svozu

Uzavřením dispečer potvrdí realizaci svozu případně může reagovat přeplánováním nesvezených nádob na jiný svoz.
Uzavřený svoz už nelze editovat; současně se mohou automaticky vytvořit podklady k fakturaci a případně se data odešlou do externího systému.
Více je posáno viz PROČ UZAVÍRAT SVOZY?

Vážní lístky/správa odpadů

Ke svozu lze přidat jeden nebo více vážních lístků viz VÁŽNÍ LÍSTEK,
na základě zadaných Vážní lístky se pak rozpočítává hmotnost pomocí funkcí Rozpočet hmotnost viz UPRAVIT SVOZ.

Historický pohled na svoz

Dispečer se ke svozu může vždy vrátit bez ohledu na to, kdy byl dokončen, u starších nebo i uzavřeních svozů jsou k dispozici všechny údaje a nástroje jako u online sledování,
Informace o dění na svozu je k dispozici k přes Události a to události svozu nebo jednotlivé nádobě (tato funkce se je dostupná přes jednotlivé nádoby nebo přes všechny nádoby v zálože Události).
Pokud dispečer potřebuje dohledat například data svozů jedné konkrétní nádoby v různých dnech, pak je výhodnější toto zobrazit přes Události v modulu Nádoby.

Role řidič

Řidič svozového vozidla zajišťuje svozu odpadu s podporou mobilního aplikace Svoz odpadu. Průběžně sleduje svozu na aktuální den, polohu vozidla a stav obsloužení jednotlivých nádob a zároveň může zaznamenat jejich dodatené obsloužení nebo závadu.

Mobilní SO

Sledování svozu

řidič v mapě vidí všechny nádoby k obsluze, svoji polohu i trajektorii, po obsloužení mění nádoby barvu na zelenou, viz MAPA,
detailní informace k nádobě jsou k dispozici po kliknutí na nádobu, nějaké informace lze i uživatelsky editovat, viz EDITACE NÁDOBY,
v mobilní aplikaci je možné zapnout tzv. referenční trajektorii, kde lze na pozadí nastavit trajektorii minulého svozu, viz REFERENČNÍ TRAJEKTORIE.

Korekce ne/obsloužených nádob

v případě, že nábodu nelze z nějakého důvodu obsloužit algoritmem (nelze zastavit v její blízkosti nebo porucha RFID), lze toto provést v mobilní aplikaci, viz MANUÁLNÍ OBSLOUŽENÍ NÁDOBY. Stejně jako obsloužení lze vybrané nádoby i odobsloužit,
při obsluze nádob lze zdata i možství pytlů nebo jiného odpadu, které byly u nádoby.

Závady na svozu

pro dokumentaci mimořádných událostí k nádobě (Závad) lze použít funkci + Závada, tato umožňuje přidání typu problému, textové informace nebo fotodokumentace, viz + ZÁVADA,
tyto informace se pak vizualizují v mapě webové aplikace nebo Událostech.

Stazky

Vyplnění dopravních údajů stazky

v modulu Stazka (Záznam o provozu vozidla) má řidič připravenou elektronickou stazku pro danou směnu,
elektronickou stazkou se může prokázat v případě kontroly,
současně může vyplnit dopravení údaje stazky (stavy km, MTH, čerpání apod.) viz DETAIL MOBILNÍ STAZKY.

Role fakturant

Fakturant v modulu Obchod kontroluje a upravuje podklady k fakturaci, připravuje z nich faktury a zajišťuje jejich odeslání nebo kontrolu úhrad.

V části Obchod může bých role fakturanta jednotlivých instalací Protank Dynamincs dost odlišná. Odlišnosti jsou dány různými typy integrace na externí fakturační aplikace.

Obchod

Kontrola a korekce položek k fakturaci

Fakturant zkontroluje položky k fakturaci na záložce Příprava k fakturaci. Zde jsou položky, které vznikly automaticky nebo byly vložené ručně uživatelsky,
Pokud podklad neodpovídá skutečnosti, fakturant jej upraví v detailu položky k fakturaci, viz POSTUP KONTROLY A KOREKCE POLOŽEK K FAKTURACI.

Označení položek jak nefakturovat

položky, které z nějakého důvodu nemají být fakturovány jsou jednotlivě nebo hromadně označeny jako Nefakturovat, viz ZÁLOŽKA PŘÍPRAVA K FAKTURACI.

Vytvoření položek k fakturaci

Pokud je potřeba doplnit podklad, který nevznikl automaticky ze Svozu odpadu nebo jiného zdrojového modulu, fakturant jej může vytvořit,
jednotlivou položku lze vytvořit pomocí funkce PŘIDAT POLOŽKU K FAKTURACI, více z jedné položky smlouvy (s omezeným rozsahem) lze vytvořit i pomocí funkce +1 SKUPINA POLOŽEK K FAKUTRACI.

Vygenerování faktur

Po kontrole položek fakturant vybere položky, které mají být vyfakturovány, a použije jednotlivé nebo hromadné funkce Fakturovat.
Z vybraných položek a potvrzení funkce Vytvořit faktury vzniknou na záložce faktury samostatné faktury, které případně rozpadnou na jednotlivé smlouvy, viz FAKTUROVAT,
Faktury se generují podle smlouvy. I při seskupení podle zákazníka nebo provozovny vzniká faktura samostatně za jednotlivé smlouvy.
Po vygenerování faktury lze ověřit její náhled, údaje, částku a zahrnuté položky, viz ZÁLOŽKA FAKTURY.

Storno faktury

Pokud faktura obsahuje chybu nebo ji není možné ponechat v aktuální podobě, fakturant použije funkci Storno faktury na záložce Faktury.
Stornovaná faktura se označí jako stornovaná a nebude považována za platnou fakturu. Položky k fakturaci obsažené ve stornované faktuře se vrátí do stavu K fakturaci, viz STORNO FAKTURY na ZÁLOŽCE FAKTURY.
Položky je následně možné opravit, označit jako Nefakturovat nebo znovu vyfakturovat.

Odesílání faktur na zákazníka

Po vygenerování faktury fakturant zkontroluje, zda je vyplněna adresa v poli E-mail pro zaslání faktury.
Fakturu lze odeslat jednotlivě funkcí Odeslat emailem nebo hromadně pomocí hromadné operace, viz ODESLAT JEDNOTLIVĚ NEBO HROMADNĚ EMAILEM na ZÁLOŽCE FAKTURY
Před odesláním může fakturant zobrazit náhled PDF a zkrotolovat vzhled faktury. NÁNHLED FAKUKTURY na ZÁLOŽCE FAKTURY.

Odesílání upomínek neplatičům faktury

Ze systému je možné zasílat upomínky na nezaplacené faktury. Upomínka se neodesílá automaticky, ale akcí uživatele. Odeslání provádí fakturant jednotlivě nebo hromadně funkcí Odeslat upomínku, viz NÁHLED FAKTURY.
Systém eviduje datum a čas jednotlivých odeslaných upomínek a automaticky určuje pořadí další upomínky.