Založení nového zákazníka

Tento postup popisuje ruční založení nového zákazníka v modulu Obchod na záložce Zákazníci.

Zákazník založený v této části systému se následně používá jako podklad pro smlouvy, faktury a evidenci odpadu. Modul Obchod je základním modulem pro evidenci obchodních informací a sdílí údaje o zákaznících, smlouvách, položkách smluv a cenách s dalšími moduly.

Obecně

Předpoklady

Před zahájením si připravte:

• typ zákazníka: Firma/Podnikatel, Obec nebo Občan,
• u firmy / podnikatele / obce ideálně IČO nebo název subjektu,
• adresu sídla,
• případně korespondenční adresu,
• případné kontakty zákazníka,
• případné údaje o provozovnách.

Uživatel musí mít oprávnění pro práci s modulem Obchod a se záložkou Zákazníci. Pokud je některá akce v aplikaci šedá nebo nedostupná, může to být způsobeno oprávněním nebo stavem dat.

Výsledek postupu

Po dokončení bude v modulu Obchod → Zákazníci založen nový zákazník se základními údaji.

Podle potřeby může mít zákazník doplněné také:

• provozovny,
• kontaktní osoby,
• korespondenční adresu,
• kódy ZÚJ a ORP pro evidenci odpadu.

Postup

1. Otevřete modul Obchod

V hlavním menu aplikace otevřete modul Obchod.

V horní liště modulu přejděte na záložku Zákazníci.

Záložka Zákazníci obsahuje přehled všech zákazníků evidovaných v systému a umožňuje přidávat nové záznamy. 
Nového zákazníka je možné založit i při vytváření smlouvy kliknutím na +1 u pole zákazník. Pak pokračujte na bod 3.

2. Spusťte založení nového zákazníka

Na záložce Zákazníci klikněte na tlačítko + Zákazník.

Otevře se dialogové okno pro vytvoření nového zákazníka. Dialog je rozdělený do více záložek, například:

• Základní informace,
• Provozovny,
• Kontakty.

Bez uložení údajů na záložce Základní informace není možné přejít do dalších záložek. 

3. Vyberte typ zákazníka

Na záložce Základní informace zvolte hodnotu v poli Typ zákazníka.

Dostupné typy jsou:

• Firma/Podnikatel,
• Obec,
• Občan.

Podle zvoleného typu zákazníka se mění některá další pole formuláře. Například u firmy, podnikatele nebo obce se pracuje s názvem, IČO a DIČ; u občana se používá jméno, příjmení a datum narození. 

4. Vyplňte základní údaje zákazníka

Vyplňte základní identifikační údaje zákazníka.

U firmy, podnikatele nebo obce typicky vyplňte:

• Název,
• IČO,
• případně DIČ,
• Platnost od,
• případně Platnost do,
• poznámku, pokud je potřeba.

U občana vyplňte:

• Jméno,
• Příjmení,
• případně Datum narození,
• další dostupné údaje podle potřeby.

Systém neumožní uložit zákazníka, pokud již existuje jiný zákazník se stejným IČO.

5. U firmy nebo podnikatele použijte vyhledání v ARES

Pokud zakládáte firmu, podnikatele nebo obec, doporučuje se využít funkci Vyhledat v Ares.

Postup:

1. Zadejte IČO nebo část názvu zákazníka.
2. Klikněte na tlačítko Vyhledat v Ares u pole Název nebo IČO.
3. V otevřeném okně zvolte, zda chcete hledat podle IČO nebo podle Názvu.
4. Klikněte na Vyhledat.
5. V seznamu výsledků vyberte správný subjekt.
6. Klikněte na Vybrat.

Po výběru se údaje z ARES doplní do základních informací a adresy. Funkce ARES slouží k vyhledání údajů firem nebo živnostníků v Administrativním registru ekonomických subjektů.

6. Vyplňte adresu sídla

Zkontrolujte nebo ručně doplňte adresu sídla zákazníka.

Adresní část obsahuje například:

• ulici,
• číslo popisné,
• číslo orientační,
• obec,
• městskou část,
• městský obvod,
• PSČ,
• ZÚJ,
• ORP.

Adresu je možné dohledat pomocí funkce Vyhledat adresu. Po zadání části adresy systém nabídne odpovídající adresu a po výběru předvyplní jednotlivá pole adresy. 

7. Doplňte ZÚJ a ORP

Pokud se zákazník používá pro evidenci odpadu, zkontrolujte nebo doplňte pole:

• ZÚJ,
• ORP.

Funkce ZÚJ vyhledá kód základní územní jednotky podle zadané adresy. Funkce ORP vyhledá kód obce s rozšířenou působností podle zadané adresy. Tyto údaje se používají pro evidenci odpadu. 

8. Doplňte korespondenční adresu

Pokud je korespondenční adresa stejná jako adresa sídla, použijte funkci Zkopírovat adresu sídla.

Tím se údaje ze sídla zákazníka použijí pro korespondenční adresu.

Pokud se korespondenční adresa liší, vyplňte ji ručně nebo pomocí vyhledání adresy. 

9. Uložte základní informace

Po vyplnění základních údajů klikněte na Uložit.

Pokud jsou některá povinná nebo chybně vyplněná pole označená červeně, systém neumožní záznam uložit. Povinné položky jsou ve formulářích označeny hvězdičkou a validace upozorňuje na chyby barevným orámováním polí. 

Volitelné navazující kroky

10. Doplňte provozovny zákazníka

Pokud zákazník používá provozovny, přejděte po uložení základních informací na záložku Provozovny.

Klikněte na + Provozovna a doplňte údaje provozovny.

Provozovny zákazníka se používají například pro plánování přeprav a evidenci vyprodukovaného odpadu. 

U provozovny lze využít například:

• Vyhledat provozovnu,
• Vyhledat IČZ,
• Vyhledat IČP,
• Vyhledat adresu,
• dohledání ORP a ZÚJ.

11. Doplňte kontakty zákazníka

Pokud chcete u zákazníka evidovat kontaktní osoby, přejděte na záložku Kontakty. Zadané údaje pak bude možné použít pro tištěné dokumenty nebo odesílání faktur nebo upomínek. 

Klikněte na + Kontakt a vyplňte údaje kontaktu.

Kontakty mohou mít různé typy, například:

• obecný kontakt,
• kontakt na fakturu,
• kontakt na smlouvu,
• koncový uživatel,
• odpovědná osoba.

Každý typ kontaktu může mít jeden výchozí záznam. První přidaný kontakt daného typu je automaticky výchozí. 

Časté chyby a upozornění

Zákazníka nelze uložit kvůli duplicitnímu IČO

Pokud již v systému existuje zákazník se stejným IČO, nový záznam nelze uložit. V takovém případě nejprve vyhledejte existujícího zákazníka v přehledu a ověřte, zda ho stačí upravit. 

Nelze přejít na Provozovny nebo Kontakty

Nejprve uložte záložku Základní informace. Bez uložení základních informací není možné přejít do dalších záložek. 

Tlačítko nebo akce není dostupná

Pokud je ikona nebo akce šedá, není dostupná. Důvodem může být například chybějící oprávnění nebo stav konkrétního záznamu. 

Kontakty se nemusí použít vždy přímo ze zákazníka

Při generování dokumentů a faktur se používají kontakty definované přímo na smlouvě. Pokud na smlouvě uvedené nejsou, použijí se výchozí kontakty z karty zákazníka.